Todo sobre la Norma ISO 31000: ¿Por qué debes implementarla en tu empresa?

Actualmente, en el ámbito de las empresas y organizaciones, la gestión de riesgos tiene un papel fundamental para garantizar el éxito a largo plazo. En este sentido, la norma ISO 31000 sirve como marco de trabajo para levantar las bases de una eficiente gestión de riesgos en y optimizar la toma de decisiones para minimizar las pérdidas.

¿Qué es la norma ISO 31000?

La norma ISO/IEC 31000 es un estándar internacional que contiene un conjunto de directrices que ayuda a las empresas a identificar, evaluar, gestionar y monitorear sus riesgos. Dicha norma fue creada en 2009 por la Organización Internacional de Normalización (ISO) en colaboración con la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC), y actualizada en 2018

El propósito principal de esta norma es ofrecer a las empresas un marco de referencia para que realicen una gestión de riesgos (risk management) eficiente, enfocada en la operatividad, mediante la implementación de un sistema de gestión de riesgos. 

Además, esta norma puede ser utilizada por todo tipo de organización, sin importar su tamaño y ubicación, ya que ofrece estrategias de toma de decisiones que se adaptan a cualquier tipo de situación. Aunque no es una norma certificable, muchos entes reguladores la utilizan como referencia.

Estructura de la norma ISO 31000

La norma ISO 31000 está compuesta por 3 partes principales que se refuerzan mutuamente, las cuales son:

1. Principios

La norma establece 8 principios que proporcionan orientación a las empresas sobre las características de una gestión del riesgo eficiente. Estos principios hacen referencia a cómo debe ser la gestión de riesgo ISO. 

• Integrada: se refiere a que la gestión de riesgos debe estar integrada en todos los niveles y procesos de la organización.
• Estructurada y exhaustiva: debe tener un enfoque estructurado con base en la gobernanza de la organización.
• Adaptada: la gestión de riesgos debe estar orientada con las necesidades y características de cada organización.
• Inclusiva: las partes interesadas deben formar parte del proceso de gestión de riesgos.
• Dinámica: es necesario que la gestión de riesgos se adapte a los respectivos cambios en el contexto interno y externo.
• Mejor información disponible: la gestión de riesgos tiene que estar basada en información actualizada y fiable.
• Factores humanos y factores culturales: estos factores tienen influencia directa en la gestión de riesgos.
• Mejora contínua: es importante que las empresas tengan como objetivo mejorar la forma en que gestionan los riesgos.

2. Marco de gestión de riesgo

Esta norma ofrece a las empresas un marco de referencia para integrar las mejores prácticas de gestión de riesgos en todos los procesos de la organización de manera eficiente. Para lograr desarrollar un sistema de gestión de riesgos bajo este marco de referencia, es necesario tomar en cuenta lo siguiente:

Liderazgo y compromiso

Es importante que la dirección de la empresa se involucre directamente en tomar el liderazgo y tener compromiso con el desarrollo de protocolos de gestión de riesgos que estén alineados con los objetivos y la cultura organizacional. En este sentido, es necesario asignar grupos de supervisión para garantizar que se cumplan los objetivos.

Integración

Comprender las estructuras y el contexto de la organización es fundamental para la integración de la gestión de riesgos. Además, para lograr una gestión sostenible en el tiempo se requiere que la gobernanza tome acciones concretas con respecto a la orientación estratégica.

Diseño

El diseño del marco de referencia se basa en comprender el contexto (tanto interno como externo) de la empresa, establecer responsabilidades a las partes interesadas, asignar recursos y fomentar una comunicación efectiva.

Implementación

Para implementar de forma adecuada un marco de referencia, se requiere un plan que identifique a las personas que toman las decisiones importantes, y modifiquen los procesos de la empresa.

Valoración

La valoración hace referencia a que el marco de referencia debe ser sometido a evaluaciones cada cierto tiempo para verificar que se encuentra alineado con los objetivos y está acorde al contexto actual de la empresa.

Adaptación y mejora continua de la organización

También es importante que la empresa se comprometa a realizar adaptaciones al marco de referencia de forma periódica, de acuerdo al contexto del momento y a los cambios que puedan presentarse en el funcionamiento de la misma.

3. Etapas del proceso de gestión de riesgos

A continuación te mostraremos las etapas del proceso de gestión de riesgos que se describen en esta norma internacional. 

Generalidades

Se refiere al establecimiento del marco de referencia y de los principios sobre los cuales se rige la gestión de riesgos, la adjudicación de roles y la designación de responsabilidades de las partes que participan en dicha gestión.

Comunicación y consulta

Esta etapa abarca la definición del enfoque de comunicación para la gestión de riesgos, compartir información relevante con los que participan en el proceso, recopilación de la retroalimentación y garantizar la comunicación efectiva.

Alcance, contexto y criterios

En esta etapa se definen los límites y el alcance de la gestión de riesgos, el entendimiento del contexto externo e interno de la organización y los criterios que serán utilizados al momento de realizar las evaluaciones de los riesgos respectivos.

Evaluación de riesgos

Es necesario resaltar cuáles son los riesgos más relevantes, analizar las probabilidades de que ocurra y sus posibles consecuencias.

Tratamiento de riesgos

En la etapa de tratamiento de riesgos, el objetivo principal es el desarrollo de estrategias para anticiparse a los posibles riesgos que enfrenta la empresa y luego someter cada una a evaluaciones para elegir la que sea más adecuada.

Seguimiento y revisión

En dicha etapa se procede a establecer un protocolo de monitoreo constante para supervisar la implementación de nuevas estrategias de gestión de riesgos.

Registro e informe

Por último, es importante tener registros de los riesgos, realizar informes exhaustivos sobre el estado de cada uno y comunicar a las partes interesadas los resultados del proceso de gestión de riesgos.

6 beneficios clave de implementar la norma ISO 31000 en tu empresa

Al implementar la norma ISO 31000 en las empresas, estas adquieren ciertos beneficios que ayudan al crecimiento de la misma:

1. Mejora la toma de decisiones

Las organizaciones que basan el proceso de toma de decisiones, gestión y análisis de riesgos en la norma ISO 3100 suelen tener resultados positivos y que siguen patrones lógicos, de acuerdo con los datos recopilados.

2. Otorga una ventaja competitiva

Tener una gestión de calidad y evaluación del riesgo eficiente, permite que las empresas puedan aprovechar las oportunidades con mayor facilidad, lo cual les da una ventaja sobre la competencia.

3. Optimiza la gestión de recursos

La optimización de recursos se alcanza al detectar de forma proactiva los riesgos y establecer protocolos adecuados para su gestión, evitando así la pérdida de datos y recursos en situaciones de crisis. En estos casos, la empresa puede concentrar los recursos en áreas que necesiten una atención mayor.

4. Ayuda a reducir las pérdidas financieras

Al gestionar los riesgos bajo las directrices de la norma ISO 31000, contribuye a la disminución de pérdidas financieras que pueden ocurrir por eventos de forma inesperada. Una adecuada gestión de riesgos permite anticiparse y ejecutar planes de acción para minimizar los daños y pérdidas ante este tipo de situaciones de emergencia.

5. Mejora la reputación de la empresa

Cuando se gestiona de forma proactiva los riesgos y se planifican protocolos para prevenir posibles pérdidas con el objetivo de proteger los activos, la reputación de la empresa se ve enaltecida debido a su buena preparación y gestión. 

6. Facilita el cumplimiento normativo

La implementación de la norma ISO 31000 hace que sea más fácil para las empresas cumplir con el marco normativo actual, ya que proporciona una estructura coherente para la gestión de riesgos.

¿Por qué utilizar un software para implementar la ISO 31000?

Algunos de los beneficios de utilizar un software para la implementación del sistema de gestión de riesgos son los siguientes: 

• Automatiza el proceso de gestión del riesgo: contar con un software de gestión de riesgos, permite automatizar ciertas tareas (recolección de datos, realizar informes y evaluación de riesgos) para así optimizar los procesos.
• Incrementa la confianza: este tipo de software permite centralizar la información y proveer datos confiables en tiempo real, lo cual garantiza que se están tomando decisiones informadas para impulsar la mejora continua de la empresa.
• Mejora la productividad: la optimización y automatización de procesos y tareas manuales contribuye con el aumento de la productividad y el ahorro de tiempo y con la gestión y asignación de recursos de la empresa.
• Facilita la colaboración entre departamentos: con la implementación de dicho software, se fomenta la sinergia entre departamentos distintos, logrando que trabajen en conjunto para cumplir con los objetivos de la organización.
• Permite la integración del sistema de gestión de riesgos: los softwares de gestión se pueden integrar con otros sistemas de la empresa, como por ejemplo, los de gestión de proyectos o calidad. A su vez, esto permite que exista una gestión íntegra y completa de los riesgos de las partes interesadas.

¿Cómo aplicar la norma ISO 31000?

Para elaborar la estrategia adecuada para aplicar la norma es recomendable seguir los siguientes pasos:

• Designar un equipo responsable: por lo general, el equipo responsable de la gestión de riesgos se relaciona con los altos cargos de la empresa. En caso de que no se pueda designar un equipo interno, se debe recurrir a servicios externos para cumplir con esta función.
• Determinar los riesgos: es necesario identificar los riesgos reales que pueden afectar a la empresa y determinar las probabilidades de que ocurran y cuáles serían las consecuencias.
• Elaborar informes: el equipo responsable de la gestión de riesgos debe presentar informes detallados a todos los departamentos de la empresa sobre los riesgos detectados.
• Presentar planes de acción: deben presentarse los planes de respuesta de forma detallada para seguir una hoja de ruta lógica al momento que se presenten dichos riesgos.
• Supervisar y evaluar periódicamente: también resulta necesario supervisar el cumplimiento de los protocolos de respuesta para evaluar si cumple con las expectativas ante las situaciones de emergencia.

En este sentido, en Delta Protect contamos con Apolo, que funciona como un software con soporte en la nube que puede ayudar a las empresas a implementar la norma ISO 31000, cumpliendo con requisitos legales y mejorando su operatividad de forma más fácil y rápida.

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