¿Qué es GDPR y cómo garantizar su cumplimiento en tu empresa?

Hay leyes de privacidad y protección de datos que trascienden fronteras con el objetivo de brindar mayor seguridad a los usuarios. En la legislación europea se creó una normativa que cambió el tratamiento de los datos personales por parte de las organizaciones o empresas: el GDPR. 

Conoce cómo surgió este reglamento considerado en la actualidad como el estándar de protección de datos más fuerte del mundo. Aprende cómo podrás garantizar el cumplimiento en tu empresa.

¿Qué es GDPR o RGPD?

El reglamento general de protección de datos (RGPD), también llamado General Data Protection Regulation (GDPR por sus siglas en inglés), es un reglamento creado por el Parlamento Europeo, el Consejo de la Unión Europea y la Comisión Europea para mejorar y unificar la protección de datos personales de la población que pertenece a la Unión Europea (UE).

Esta nueva ley de protección de datos combinó las leyes de privacidad de datos de los países que conforman la UE y sustituyó a la anterior Directiva de Protección de Datos de 1995. Es de cumplimiento obligatorio en todos los estados miembros desde el 25 de mayo de 2018. 

El GDPR le otorga más control a los usuarios sobre su información personal y cómo es utilizada por las organizaciones encargadas del almacenamiento, divulgación, acceso y procesamiento de datos. El reglamento le exige a las empresas contar con un responsable de la protección de datos (DPO) que se encargue de la gobernanza y el cumplimiento. 

¿Qué se consideran datos personales?

Es toda aquella información de identificación personal que pueda ser utilizada para rastrear o reconocer la identidad de un individuo, tales como: 

• Nombre completo
• Fecha y lugar de nacimiento
• Número de teléfono
• Número de la seguridad social
• Número de pasaporte
• Número de cuenta bancaria
• Dirección de vivienda
• Dirección de correo electrónico
• Datos de tarjetas de crédito
• Direcciones IP
• Información de salud y económica
• Pseudónimos

¿Quién está obligado a cumplir con el GDPR?

Aunque se trata de un reglamento de protección de datos de la UE, debe ser cumplido por cualquier portal en internet, blog, plataforma o empresa extranjera que recolecta y procesa datos de residentes de la UE.

La ley divide en dos grupos a las organizaciones que deben cumplir con el GDPR: 

• Controladores de datos: señalan cómo se procesan los datos personales y por qué. Puede ser cualquier empresa, organización con o sin fines de lucro, institución del gobierno.
• Procesadores de datos: siguen los comandos de los controladores y realizan el procesamiento real de los datos. Por ejemplo, las empresas de TI que se encargan de ello.

Los responsables del tratamiento de los datos deben tomar todas las medidas técnicas y organizativas para proteger la privacidad. En caso de cualquier violación de datos personales o brecha de seguridad, tienen 72 horas para notificar a la autoridad de control designada por el país miembro de la UE para supervisar el cumplimiento.

El GDPR reconoce diversos derechos de los residentes de la UE que deben ser cumplidos por las empresas:

• Derecho a ser olvidado: los usuarios pueden solicitar que se borren sus datos de identificación personal del almacenamiento de una empresa, pero esta también lo puede rechazar si demuestra legalmente las razones por las que no debe hacerse. 
• Derecho de acceso: los interesados pueden solicitar la revisión de los datos de ellos que una organización ha almacenado.
• Derecho a oponerse: los usuarios pueden rechazar que una empresa use o procese sus datos personales. Sin embargo, esta puede ignorarlo si demuestra el cumplimiento de las condiciones legales y, además, debe notificarlo.
• Derecho a rectificación: los interesados pueden solicitar que se corrija una información personal inexacta.
• Derecho de portabilidad: los sujetos pueden acceder a los datos personales que una organización tenga de ellos y transferirlos. 

Una empresa que no cumpla con el GDPR y viole la privacidad de los datos de los usuarios tendrá que pagar multas de hasta 20 millones de euros o 4 % de su facturación anual.

6 consejos para garantizar el cumplimiento de los requisitos del GDPR

1. Entender las regulaciones en vigor

Hay que hacer una auditoría de cumplimiento sobre la base del reglamento de GDPR. Lo más recomendable es contratar a un técnico de protección de los datos que explique cuáles son las obligaciones legales y cómo aplicarlas al negocio. 

2. Elabora una base de datos

La empresa debe mantener un registro de datos durante el proceso de cumplimiento. Esto le servirá para mostrar ante la Asociación de Protección de Datos (DPA) su progreso en caso de que en la fase inicial de implementación cometa alguna falta. 

La DPA es la instancia responsable en cada país de hacer cumplir el GDPR y determinar las posibles sanciones a la empresa en caso de infringir lo establecido en el nuevo reglamento.

3. Priorizar los datos personales que deben protegerse

Debes encontrar la información personal identificable (PII) de los ciudadanos de la UE, saber dónde se almacena, quiénes tienen acceso a ella y la comparten. Clasifica esa información y determina qué tipo de datos son prioritarios para proteger la privacidad del usuario.

4. Evaluar el método de protección de datos

El GDPR considera los derechos de los ciudadanos de la UE, la portabilidad de datos, el derecho a ser olvidado y la restricción de procesamiento. Las empresas deben evaluar el ciclo de vida de los datos desde su origen hasta su destrucción. 

Para ello deben completar la Evaluación de Impacto de la Privacidad (PIA) y la Evaluación de Impacto de la Protección de Datos (DPIA) de todas las políticas de seguridad establecidas para definir si las estrategias de gestión de datos funcionan. 

5. Identificar los puntos débiles

Documenta los riesgos para determinar las vulnerabilidades. Esto servirá para mostrar a la DPA en qué momento y de qué manera se abordarán estos asuntos pendientes. Además, permite comprobar que el cumplimiento y la protección de los datos se toman con seriedad. 

6. Reevaluar el proceso de protección de datos

Una vez finalizado el proceso debes revisar el resultado y corregir las vulnerabilidades de seguridad para que no sean aprovechadas por intrusos o ciberdelincuentes. Cada cierto tiempo debes repetir el proceso desde el cuarto paso para determinar tus próximas prioridades. 

Es fundamental estar al día con las leyes de privacidad de datos, tanto del país donde está establecida tu empresa como de aquellos donde residen tus clientes, para que te protejas de repercusiones legales.

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