Análisis GAP: ¿Qué es, cómo se hace y por qué es importante para las pymes y startups?

Cuando manejas una empresa u organización, debes tener alguna idea de hasta dónde quieres que llegue en su desarrollo. Y aunque ver la meta clara es clave para alcanzarla, lo es aún más elegir cada pequeño paso que se va a tomar para llegar a ese punto.

Elegir metas realistas, y la mejor manera de alcanzarlas, es un verdadero reto. El análisis GAP surge como una herramienta para lograr las metas planteadas de la forma más fácil. A continuación, te explicaremos en qué consiste este tipo de análisis, cómo se lleva a cabo y su importancia a nivel de ciberseguridad.

¿Qué es un análisis GAP?

El análisis GAP o análisis de brechas (del inglés gap analysis) consiste en una evaluación del desempeño real de una empresa, con la cual se busca contrastar el punto en que se encuentra y el punto al que quiere llegar en su desarrollo y crecimiento como organización.

Ya que muestra las diferencias entre los objetivos deseados y el rendimiento actual de una empresa, permite identificar de forma temprana errores de la planificación estratégica o de la manera en que se están ejecutando las tareas, con la finalidad de crear un plan con acciones correctivas que permitan disminuir las brechas existentes entre el estado actual y el estado deseado de la empresa. 

De esta manera, el análisis de brechas puede permitirle a las empresas:

• Identificar puntos débiles
• Evaluar y cuantificar los recursos actuales
• Buscar soluciones en equipo
• Optimizar los procesos de negocio

Este tipo de análisis se utiliza para evaluar distintos tipos de empresas y proyectos, para desarrollar nuevos productos e incluso para la gestión de organizaciones que se rigen por normas ISO (International Organization for Standardization) y que buscan obtener certificaciones de seguridad informática.

¿Cómo se hace un análisis GAP?

A la hora de hacer un análisis de brechas debes ser muy realista y sincero para reconocer las debilidades y las fortalezas de tu negocio, pues esta es la única manera de conseguir caminos que lleven a mejores prácticas. Es clave, además, que plantees metas específicas, pues si los objetivos son muy amplios o intangibles es poco probable que puedan alcanzarse.

Este proceso puede variar para adaptarse a las necesidades de cada tipo de empresa, pero suele seguir un orden lógico. Te explicaremos el proceso paso a paso:

1. Define tus áreas de foco

En primer lugar, es necesario definir qué áreas quieres mejorar o modificar, siendo específico, pero sin incluir números y estadísticas por ahora. Idealmente, la base para definir las áreas de foco son los valores de la empresa, pero cualquier departamento o proceso del negocio puede ser susceptible a ser el área de foco.

Algunos ejemplos de áreas de foco que podrían servirte como inspiración son:

• Innovación dentro del mercado
• Satisfacción del cliente
• Crecimiento del negocio
• Cumplimiento de normativas
• Felicidad de los empleados

2. Identifica dónde quieres estar en el futuro

Una vez que has definido el área en la que quieres enfocar el análisis de brechas, debes empezar a pensar cuáles son las metas que quieres alcanzar en el futuro. Asegúrate que las metas que plantees sean SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-Bound; que se traduce a específicas, medibles, alcanzables, realistas y de duración limitada), pues esto facilita la evaluación del progreso una vez que se aplican las acciones correctivas.

Una buena forma de establecer metas SMART es utilizando indicadores clave de rendimiento (Key Performance Indicators o KPI). Esta metodología ayuda a clarificar los puntos que desean alcanzarse, así como el período de tiempo en que debe alcanzarse y la manera de saber qué tan cerca se está de alcanzarlos.

3. Evalúa tu situación actual

Los objetivos o metas que se identificaron en el paso anterior te permitirán evaluar el estado actual de la empresa, el desempeño de sus recursos humanos, sus puntos débiles y la calidad de sus procesos. Esto te ayudará a tener una idea realista de la situación actual de tu negocio y, por lo tanto, de la distancia que debes recorrer para llegar a tus metas.

Adicionalmente, puedes agregar datos de análisis de necesidades previos, como una referencia del progreso que has tenido en el tiempo.

4. Determina la brecha entre ambos puntos

Una vez identificadas las fortalezas y debilidades de tu empresa, y teniendo objetivos claros en mente, es hora de identificar los factores que están facilitando que exista una brecha entre tu estado actual y tu estado deseado. En otras palabras, es necesario hacerse preguntas como:

• ¿Por qué existe la brecha?
• ¿Qué estrategias se están aplicando para alcanzar las metas?
• ¿Cómo estamos mejorando nuestros productos?
• ¿Qué actividades hacemos para mantener a los empleados satisfechos?

Habiendo identificado las brechas, es momento de hacer lluvias de ideas con las partes interesadas para establecer las estrategias que permitan cerrarlas. En este punto, es vital que los KPIs planteados y el periodo de tiempo en que se cumplirán, estén dentro del rango de las posibilidades del equipo de trabajo.

5. Crea un plan de acción para solucionar la brecha

El último paso es llevar a cabo una planificación estratégica en la que decidas una línea de acción concreta, y un plazo de tiempo razonable para alcanzar las metas propuestas, utilizando toda la información que descubriste durante el análisis GAP como guía. No estás empezando un proyecto a ciegas, sino que tienes datos ya analizados que te ayudarán a tomar decisiones.

Es importante que tomes en cuenta los costos asociados al cumplimiento del plan que traces. Esto puede implicar dinero, recursos humanos y tiempo. Tiene particular importancia que se den plazos específicos para el cumplimiento de tareas, de manera que el equipo de trabajo tenga claro qué tareas son prioritarias y cuánto tiempo pueden tomarles.

Extra: prioriza tus metas

A pesar de que este no es un paso dentro del esquema del análisis GAP, es tan importante que debe ser destacado. Al iniciar cualquier proyecto, una de las mejores prácticas que puedes tomar es elegir qué acciones son prioritarias y cuáles pueden esperar. 

Esto hace que implementar el plan de acción sea más sencillo, que el equipo no se sienta abrumado por todos los KPIs que deben controlar y que los resultados sean más limpios.

Momentos clave para realizar un análisis GAP

Aunque puedes llevar a cabo un análisis de brechas en cualquier momento, hay ciertos puntos dentro de un proyecto en los que es particularmente provechoso. Dos de estos momentos clave son:

Al iniciar un proyecto

Realizar un análisis de brechas al principio de la planificación estratégica puede darle al equipo de trabajo un punto de partida sólido, basado en datos reales, para comenzar un nuevo proyecto y alcanzar los KPIs que se propongan.

Cuando el rendimiento de la empresa es bajo

Si parte del equipo de trabajo de la empresa está teniendo un desempeño por debajo de lo esperado, un análisis de brechas puede ser la mejor opción para identificar las diferencias entre la situación actual del equipo y la esperada. Luego, podemos elegir las acciones correctivas más apropiadas.

Importancia del análisis GAP de ciberseguridad en PYMEs y Startups

Entre los aspectos que deberían considerar las pymws y Startups al plantearse proyectos y prioridades está la ciberseguridad. 

Realizar un análisis GAP enfocado en mejorar la ciberseguridad de tu empresa puede ayudarte a plantear y alcanzar objetivos estratégicos que te den ventaja sobre tus competidores directos en cuanto a la capacidad de respuesta a desastres o incidentes y la prevención de ciberataques que puedan comprometer tus plataformas y servicios.

Otro beneficio de priorizar la ciberseguridad de tu empresa en tu planificación estratégica, es mantenerte al día con el cumplimiento de las normas ISO para obtener certificaciones que le den a tus clientes seguridad al utilizar tus servicios.

Sin embargo, crear un sistema de gestión de la ciberseguridad puede ser un reto mayor, especialmente en el caso de pymes y startups que no tienen los recursos para contratar personal especializado a tiempo completo. Para esos casos, existe el CISO as a Service que puede hacerse cargo de implementar esta gestión de ciberseguridad de tu empresa por un costo menor que un CISO a tiempo completo.

Adicionalmente, los avances tecnológicos están llevando a la creación de herramientas que requieren menos supervisión humana. Un ejemplo de ello es Apolo, que ayuda a automatizar y simplificar la ciberseguridad de las empresas.

En Delta Protect simplificamos la ciberseguridad y el cumplimiento de tu empresa. Si optimizar la ciberseguridad de tu empresa es uno de tus objetivos, no dudes en agendar una demo de Apolo con nuestros expertos.